bereits in unserem Rundschreiben vom Januar d. J. hatten wir darauf hingewiesen, dass die Vorschriften zur Rechnungserstellung im Geschäftsleben verschärft worden sind. Weil angeblich jedes Jahr rund 20 Mrd. € Umsatzsteuer hinterzogen werden, hat der Gesetzgeber unserer Ansicht nach überzogene Aktivitäten entwickelt, um dem zu begegnen. Wir gehen deshalb nachfolgend auf die Pflichtangaben in Rechnungen ein, die in Zukunft erforderlich sind, damit die Empfänger dieser Rechnung die darin enthaltene Mehrwertsteuer als Vorsteuer abziehen können. Diese formellen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug sind in der Form neu und in Zukunft unbedingt zu beachten. Da das Gesetz erst am 19.12.03 verabschiedet wurde und ein Erläuterungsschreiben des Bundesfinanzministeriums vom 29.01.04 datiert, führt die Nichtbeachtung der folgenden Vorschriften erst ab 01.07.04 zu den materiellrechtlichen Konsequenzen der Nichtabzugsfähigkeit.
Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers auf elektronischem Wege zu übermitteln. Führt der Unternehmer eine Leistung an Privatpersonen aus, so ist er berechtigt, eine Rechnung auszustellen, führt er jedoch eine Leistung an andere Unternehmer aus, so ist er verpflichtet, eine Rechnung auszustellen.
Nur mit Zustimmung des Empfängers können Rechnungen auf elektronischem Wege übermittelt werden. Die Echtheit und Unversehrtheit des Inhaltes ist nur gewährleistet durch
a) eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter- Akkreditierung nach dem Signaturgesetz oder
b) durch elektronischen Datenaustausch nach Art. 2 der Empfehlung der EU-Kommission vom 19.10.1994 in Verbindung mit einer zusammenfassenden Rechnung in Papierform.
Nach derzeitiger Verwaltungsauffassung sind Rechnungen von einem Normalfaxgerät bzw. Standardfaxgerät zu einem Normal-/Standardfaxgerät als gewöhnliche Papierrechnungen anzuerkennen. Erfolgt die Versendung oder der Empfang per PC-Programm als Email, so sollen sie nur anerkannt werden, wenn eine entsprechende elektronische Signatur bzw. EDI-Anwendung verwendet wird.
Mit einer Gutschrift des Leistungsempfängers kann abgerechnet werden, wenn
a) der Leistende Unternehmer i. S. d. UStG ist (d. h. auch Kleinunternehmer ist).
b) der Leistungsempfänger (Gutschriftaussteller) entweder Unternehmer oder eine juristische Person ist, die insoweit kein Unternehmer ist.
c) die Abrechnung über eine Lieferung oder sonstige Leistung erfolgt.
d) die Abrechnung der Gutschrift vorher vereinbart worden ist. Die Wirksamkeit der Gutschrift tritt nur ein, wenn die Gutschrift dem leistenden Unternehmer übermittelt worden ist und dieser dem ihm zugestellten Dokument nicht widerspricht.
Die Rechnungen müssen in Zukunft folgende Angaben enthalten:
1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers. Den Anforderungen ist genügt, wenn sich aufgrund der in die Rechnung aufgenommenen Bezeichnungen der Name und die Anschrift sowohl des leistenden Unternehmers als auch des Leistungsempfängers eindeutig feststellen lassen.
2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte Ust.-Identifikationsnummer. Bei Gutschriften ist die Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers und nicht die des Leistungsempfängers anzugeben. Stellt ein Dritter, z. B. der Tankstellenpächter, eine Rechnung über Agenturwaren aus, so ist die Steuernummer bzw. USt-IdNr. der leistenden Mineralölfirma anzugeben. Verkauft dieser Tankstellenpächter Waren im eigenen Auftrag, z. B. Brötchen oder Süßigkeiten, hat er seine eigene Steuernummer oder USt-IdNr. anzugeben. Die Abrechnung beider Leistungen kann auch auf einem Blatt Papier erfolgen. Soweit keine Fahrausweise oder Kleinbetragsrechnungen ausgestellt werden, haben auch Kleinunternehmer, Landwirte und Unternehmer, die ausschließlich steuerfreie Umsätze tätigen (z. B. Ärzte), die Steuernummer bzw. USt.-Nr. anzugeben.
Bei Verträgen über Dauerleistungen, z. B. Miet-, Pacht- oder Leasingverträge, will die Finanzverwaltung keine umsatzsteuerlichen Konsequenzen ziehen, wenn vor dem 01.01.2004 geschlossene Verträge keine Steuernummer oder USt.-IdNr. des leistenden Unternehmers (Vermieter, Verpächter) enthalten. Sie brauchen auch nicht ergänzt zu werden. Bei Neuverträgen muss die vorgenannte Nummer dann einfließen. Auf den Zahlungsbelegen braucht die Steuernummer oder USt.-IdNr. des leistenden Unternehmers nicht angegeben zu werden.
3. das Ausstellungsdatum Diese Pflichtangabe ist neu, dürfte jedoch für die Praxis keine Schwierigkeiten bedeuten, da dies bereits der täglichen Praxis entsprach, ein Rechnungsdatum aufzudrucken.
4. die fortlaufende Rechnungsnummer als eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird. Durch die Rechnungsnummer soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Dies soll der Finanzverwaltung die Prüfungsarbeit erleichtern. Wie die Rechnungsnummer aufgebaut ist, ob mehrere Nummernkreise(z. B. je Filiale, je Monat etc.) vom Rechnungsaussteller vergeben werden, ist dem Aussteller der Rechnung überlassen. Wichtig ist jedoch, dass man die jeweilige Rechnung diesem Nummernkreis eindeutig zuordnen kann und die Rechnungsnummern innerhalb dieses Nummernkreises fortlaufend sind. Bei Gutschriften hat der Gutschriftaussteller die fortlaufende Rechnungsnummer zu vergeben.
Bei Verträgen, mit denen über Dauerleistungen abgerechnet wird (z. B. Miet-, Pacht- oder Wartungsverträge), ist auch eine fortlaufende Rechnungsnummer zu vergeben. Dies kann z. B. eine fortlaufende Objekt- oder Vertragsnummer sein. Bei mtl. Mietzahlungen wird seitens der Finanzverwaltung auf die Angaben der Rechnungsnummer auf dem Überweisungsträger/Kontoauszug verzichtet. Für Verträge, die vor dem 01.01.2004 abgeschlossen worden sind, verzichtet die Finanzverwaltung auf die Vergabe einer Rechnungsnummer. Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise müssen keine fortlaufende Rechnungsnummer enthalten.
5. Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang der sonstigen Leistung Die Verwendung von Abkürzungen, Buchstaben, Zahlen oder Symbolen ist zulässig, wenn ihre Bedeutung in der Rechnung oder in anderen Unterlagen eindeutig festgelegt ist. Die erforderlichen anderen Unterlagen müssen sowohl beim Aussteller als auch beim Empfänger vorhanden sein.
6. Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung Als Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung kann der Kalendermonat angegeben werden, in dem die Leistung ausgeführt wird. Bei Dauerleistungsverhältnissen dürfte der Hinweis über den Abrechnungszeitraum auf dem jeweiligen Überweisungsträger/Zahlungsbeleg ausreichend sein. Bei Vorschussrechnungen muss ersichtlich sein, dass über eine noch nicht erbrachte Leistung abgerechnet wird.
7. das Entgelt (Rechnungsbetrag) für Lieferungen oder sonstige Leistungen, das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufzuschlüsseln ist - sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist. Wird in einer Rechnung über Lieferungen oder sonstige Leistungen, die verschiedenen Steuersätzen unterliegen, der Steuerbetrag durch Maschinen automatisch ermittelt und durch diese in der Rechnung angegeben, ist der Ausweis des Steuerbetrages in einer Summe zulässig, wenn für die einzelnen Posten der Rechnung der Steuersatz angegeben wird. Die Entgelte für Leistungen, die unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen, sind getrennt anzugeben. Nur die Steuerbeträge dürfen nach § 32 UStDV zusammengefasst werden. Werden Skonti, Boni oder Rabatte vereinbart, bei denen im Zeitpunkt der Rechnungserteilung lediglich die Höhe nicht feststeht, ist in der Rechnung auf die entsprechende Vereinbarung hinzuweisen.
8. den anzuwendenden Steuersatz In der Rechnung ist der Steuersatz sowie der auf das Netto-Entgelt entfallende Steuerbetrag oder im Falle der Steuerbefreiung ein Hinweis darauf und den Grund derselben anzugeben. Dabei reicht eine Angabe in umgangssprachlicher Form, z. B. Ausfuhr, innergemeinschaftliche Lieferung, steuerfreie Vermietung oder Krankentransport usw. aus.
Der Rechnungsempfänger hat die in der Rechnung enthaltenen Angaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen. Dabei ist der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zu wahren. Kann der Rechnungsempfänger die Unrichtigkeit der Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder auch der Rechnungsnummer nicht erkennen, bleibt ihm der Vorsteuerabzug erhalten. Eine Rechnung kann berichtigt werden, wenn sie nicht alle Angaben enthält, die das Umsatzsteuergesetz vorschreibt oder wenn Angaben in der Rechnung unzutreffend sind. Dabei müssen nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben ergänzt oder berichtigt werden. Die Berichtigung muss durch ein Dokument erfolgen, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist. Dies ist regelmäßig der Fall, wenn in diesem Dokument die fortlaufende Nummer der ursprünglichen Rechnung angegeben ist. Die Berichtigung einer Rechnung kann i. d. R. nur durch den Rechnungsaussteller selbst vorgenommen werden. Der Schuldner eines unberechtigt ausgewiesenen Steuerbetrages hat die Berichtigung bei seinem Finanzamt schriftlich zu beantragen. Das kann insbesondere bei Rechnungen von sog. „Kleinunternehmern“ oder „Nichtunternehmern“ der Fall sein. Da der Leistungsempfänger wegen des Vorsteuerabzugs im Besitz einer dem UStG entsprechenden ausgestellten Rechnung sein muss, kann er vom Rechnungsaussteller eine Berichtigung verlangen. Dieser ist zur Berichtigung zivilrechtlich verpflichtet.
Bei so genannten Kleinbetragsrechnungen, bei denen der Brutto-Gesamtbetrag 100,00 € nicht übersteigt, können die Angaben zu 2.2 (Angabe der Steuernummer), 2.4 (die laufende Rechnungsnummer) und 2.6 (Zeitpunkt der Lieferung) entfallen.
Die oben unter Rechnungen über Kleinbeträge genannten Erleichterungen gelten auch hier. Zusätzlich entfällt noch 2.5. Dafür ist bei grenzüberschreitenden Beförderungen im Luftverkehr ein Hinweis darauf zu geben. Achtung: Taxiquittungen sind keine Fahrausweise. Hier gelten die allgemeinen Voraussetzungen für Rechnungen bzw. Kleinbetragsrechnungen.
Bisher war der Leistungsempfänger nur in ganz bestimmten Fällen für die Abführung der Umsatzsteuer verantwortlich, nämlich hauptsächlich bei Werkleistungen oder sonstigen (Dienst-) Leistungen eines ausländischen Unternehmers. Mit dem Haushaltsbegleitgesetz 2004 soll der Übergang der Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger auf folgende Sachverhalte ausgedehnt werden:
1. Umsätze, die unter das Grunderwerbsteuergesetz fallen. Hierunter fallen in erster Linie Grundstückskäufe und die Einräumung von Erbbaurechten. Zum Schutz des Leistungsempfängers ist die Option des leistenden Unternehmers bereits im notariellen Kaufvertrag zu erklären.
2. Werklieferungen und sonstige Leistungen, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen, mit Ausnahme von Planungs- und Überwachungsleistungen. Ähnlich wie bei der Bauabzugsteuer im Einkommensteuerrecht wird jetzt im Umsatzsteuerrecht das Pendant, nämlich der Übergang der Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger eingeführt. Die betroffenen Bauleistungen werden wie vorstehend definiert. Architektenleistungen sind ausgenommen. Die Steuerschuldnerschaft geht nur auf solche Leistungsempfänger über, die umsatzsteuerliche Unternehmer sind und selbst die oben genannten Bauleistungen erbringen. Zu dieser Vorschrift fehlte bisher noch die Genehmigung der EU-Kommission, die jetzt jedoch erteilt wurde. Da es sich bei dem Übergang der Steuerschuldnerschaft für Werklieferungen um einen begrenzten Mandantenkreis handelt, gehen wir hierauf nicht näher ein, sondern sprechen diese direkt an.
Der Unternehmer muss ein Doppel seiner Rechnung sowie alle Eingangsrechnungen mindestens zehn Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres der Ausstellung aufbewahren. Rechnungen auf „Thermopapier“ wie z. B. solche durch Telefaxübermittlung oder Tankstellenquittungen sind durch einen Kopiervorgang auf Normalpapier zu konservieren und mit dem Original zu verbinden.